対象帳票

「プレミアム付き食事券」の購入申し込みはがき

※１：入力1分/枚、チェック作業7.2秒/枚、確率3割で生じる修正作業3分/枚の合計
※２：日によって100 ～ 2,000枚の間で波あり

導入前の課題

徳島県在住者が県内飲食店で利用できるプレミアム付き食事券の運営事務局を受託するにあたり、食事券の購入申込者の申請内容がそのままデータ処理できるオンラインのほか、インターネット環境がなくとも申込可能なはがき活用が決定。これにより、データの手入力作業と、その後の目視によるチェック作業が生じることとなった。
臨時スタッフを増員するなどの対応を取ったものの、初めて対応する内容かつ期間限定の業務だったことから、業務量の予測や余裕を持った人員配置は難しく、社員の早出や残業が増えたほか、ピーク時には担当外の社員の力も借りることとなり、本来の業務にも支障を来たした。そのため、手入力とチェックの作業負担を、そろって軽減するための方法を探っていた。

デジパス導入後の効果

紙のデータ化に伴う作業負担の大半を解消

手書き含めた紙のデータ化をデジパスで1日平均約700件処理し、作業負担の大半を解消。自社での処理は、はがきの到着が集中した場合などに限定した。

期間限定の事務処理にマッチしたスポット利用のプラン

スキャン画像送付から最短2時間でデータを納品するデジパスは、月額料金に従量課金が加わるシステムで、期間限定の業務にスポットで投入したい同社のニーズにマッチ。利用プランの詳細をデジパスの運営担当と適宜調整しながら進めた食事券の申込処理は、納期前に無事完了した。

チェック工程からも解放され、大幅な負担軽減を達成

OCRソフトを導入して手入力を解消しても、チェック工程の負担が残ることから、同社は目視チェック済みのデータが入手できるデジパスを選択。1日あたり16時間もの作業から社内スタッフを解放し、大幅な負担軽減を達成した。